Harga & tagihan 3 menit baca
Stok Opname: Seberapa Sering dan Kenapa Perlu
Apa itu stok opname, kenapa selisih stok memengaruhi laba Anda, dan cara menentukan seberapa sering perlu menghitung.
Stok opname adalah menghitung barang yang benar-benar ada di toko atau gudang, lalu membandingkannya dengan catatan. Idenya sederhana. Tapi menghitung stok itu repot dan hasilnya kadang tidak enak dilihat, jadi banyak usaha kecil terus menundanya.
Kenapa catatan stok dan isi gudang bisa berbeda
Di usaha mana pun, catatan stok dan barang di rak lama-lama akan berselisih. Barang rusak atau kedaluwarsa dibuang tanpa dicatat. Barang diambil untuk dipakai sendiri. Jumlah salah dihitung saat barang datang dari supplier, atau salah diinput saat penjualan. Sebagian lagi hilang begitu saja, dan tidak selalu jelas ke mana.
Dari catatan saja, selisih ini tidak akan kelihatan. Anda harus menghitung barangnya satu per satu.
Selisih stok adalah selisih uang
Stok adalah uang yang sedang berbentuk barang. Kalau catatan menunjukkan stok lebih banyak dari yang sebenarnya, laporan Anda juga menunjukkan aset dan laba yang lebih besar dari kenyataan.
Contohnya sebuah toko bahan kue. Catatan menunjukkan ada 120 kg tepung terigu. Saat dihitung, yang ada di gudang hanya 108 kg. Selisihnya 12 kg. Dengan harga beli Rp 12.000 per kg, berarti ada Rp 144.000 yang hilang dari catatan.
Rp 144.000 untuk satu jenis barang mungkin tidak terasa, tapi toko bahan kue menjual ratusan jenis barang. Kalau selisih seperti ini terjadi di banyak barang dan dibiarkan berbulan-bulan, jumlahnya bisa jutaan rupiah. Selama itu laporan laba Anda terlihat lebih bagus dari kenyataannya.
Operasional pun ikut kacau. Catatan bilang stok masih ada, jadi Anda tidak memesan ulang. Ternyata barangnya sudah habis, dan pelanggan pergi ke toko lain. Atau sebaliknya, Anda memesan barang yang sebenarnya masih banyak di gudang dan uang Anda tertahan di stok yang tidak perlu.
Seberapa sering sebaiknya menghitung
Jawabannya tergantung nilai barang dan seberapa cepat barang itu berputar.
| Jenis barang | Saran frekuensi |
|---|---|
| Bernilai tinggi atau mudah hilang | Setiap minggu atau setiap bulan |
| Laku cepat dan bervolume besar | Setiap bulan |
| Laku lambat dan nilainya kecil | Setiap tiga atau enam bulan |
| Seluruh stok | Paling tidak sekali setahun, di akhir tahun buku |
Banyak usaha kecil merasa berat kalau harus menghitung semua barang sekaligus. Ada cara yang lebih ringan, yaitu menghitung sebagian barang secara bergiliran. Misalnya minggu pertama rak tepung dan gula, minggu kedua rak cokelat dan mentega, dan seterusnya. Dalam sebulan semua barang sudah terhitung, tanpa perlu menutup toko seharian.
Untuk barang yang paling mahal atau paling sering hilang, hitung lebih sering daripada barang lain.
Kebiasaan yang membuat stok opname lebih berguna
Hitung saat tidak ada barang keluar masuk, misalnya sebelum toko buka atau setelah tutup. Kalau penjualan berjalan saat menghitung, angkanya akan kacau.
Kalau bisa, libatkan dua orang. Satu menghitung, satu mencatat. Lebih baik lagi kalau orang yang menghitung bukan orang yang sehari-hari memegang stok tersebut.
Jangan langsung menyamakan catatan dengan hasil hitung lalu menganggap urusannya selesai. Cari tahu dulu kenapa selisihnya terjadi. Kalau selisih selalu muncul di barang yang sama, kemungkinan ada masalah di cara barang itu dicatat, disimpan, atau dijaga.
Catat barang rusak dan kedaluwarsa pada hari yang sama saat dibuang, supaya saat opname tidak banyak selisih yang tidak bisa dijelaskan.
Simpan hasil setiap opname. Dari perbandingan selisih bulan ke bulan, Anda bisa melihat masalahnya membaik atau memburuk. Selisih yang terus membesar biasanya tanda ada masalah di gudang atau di kasir, dan membetulkan catatan saja tidak akan menghentikannya.
Menyesuaikan catatan persediaan setelah opname dan memastikan angkanya masuk dengan benar ke laporan keuangan adalah pekerjaan pembukuan yang detail. Menghitung barangnya dan menanyakan kenapa ada selisih tetap paling pas dikerjakan orang yang paling kenal tokonya.