Mengelola Utang ke Supplier Tanpa Kehilangan Kepercayaan

Tempo dari supplier adalah salah satu sumber modal paling murah untuk usaha kecil. Anda bisa menjual barang dulu dan membayarnya belakangan, tanpa bunga. Fasilitas ini hanya bertahan selama supplier percaya pada Anda, dan kepercayaan itu paling cepat hilang karena pembayaran yang telat tanpa kabar.

Tahu persis berapa utang Anda dan kapan jatuh temponya

Banyak pemilik usaha membayar supplier menurut siapa yang paling sering menagih. Yang rajin menelepon dibayar duluan, yang diam dibiarkan. Dengan cara ini Anda bisa membayar tagihan yang belum jatuh tempo, sementara tagihan yang sudah lewat malah terlupa.

Catat setiap faktur pembelian dengan nama supplier, jumlah, dan tanggal jatuh tempo. Dari situ Anda bisa melihat berapa yang harus dibayar minggu ini, minggu depan, dan bulan depan. Daftar ini juga membantu mencegah salah bayar, misalnya membayar faktur yang sama dua kali atau membayar barang yang ternyata belum diterima lengkap.

Sebelum membayar, cocokkan faktur dengan barang yang benar-benar datang. Jumlah, harga satuan, dan potongan yang dijanjikan perlu dicek. Selisih kecil yang dibiarkan setiap bulan lama-lama menumpuk.

Bayar tepat waktu, tidak perlu lebih cepat

Membayar supplier jauh sebelum jatuh tempo terasa rapi, tapi sebenarnya Anda melepas uang yang masih bisa dipakai untuk keperluan lain. Kecuali supplier memberi potongan untuk pembayaran cepat, bayarlah mendekati tanggal jatuh tempo. Yang penting jangan lewat.

Supplier yang tahu Anda selalu tepat waktu lebih mudah diajak bicara soal tambahan tempo, kenaikan batas kredit, atau harga yang lebih baik.

Saat kas tidak cukup untuk semua tagihan

Ada bulan ketika uang tidak cukup untuk membayar semua supplier sekaligus. Di usaha kecil itu biasa terjadi, dan supplier pun tahu.

Contohnya sebuah toko bangunan kecil. Bulan ini ada tiga tagihan supplier: Rp 12.000.000 jatuh tempo tanggal 10, Rp 8.000.000 tanggal 20, dan Rp 7.500.000 tanggal 25. Totalnya Rp 27.500.000. Setelah gaji dan sewa, uang yang tersedia untuk supplier hanya sekitar Rp 20.000.000.

Pemilik toko melihat masalah ini di awal bulan. Ia membayar dua tagihan pertama penuh, total Rp 20.000.000. Untuk tagihan ketiga, ia menghubungi supplier dua minggu sebelum jatuh tempo, menjelaskan keadaannya, dan meminta tambahan waktu dua minggu. Ia juga menawarkan membayar sebagian dulu kalau ada pelanggan yang melunasi lebih awal. Supplier itu setuju karena dikabari jauh hari dan diberi tanggal yang jelas.

Bandingkan kalau pemilik toko diam saja sampai tanggal 25 lewat dan supplier yang harus menagih. Jumlah utangnya sama, tapi kesan yang tertinggal sangat berbeda.

Saat kas terbatas, beberapa pertimbangan bisa membantu menentukan urutan pembayaran:

• Supplier yang barangnya paling sulit dicari penggantinya.
• Supplier yang akan menghentikan pengiriman kalau telat.
• Tagihan yang sudah paling lama lewat jatuh tempo.
• Supplier yang sudah pernah memberi kelonggaran sebelumnya, karena kelonggaran kedua biasanya lebih sulit didapat.

Kebiasaan yang menjaga kepercayaan supplier

Kabari sebelum telat. Satu pesan seminggu sebelum jatuh tempo lebih dihargai daripada sepuluh permintaan maaf setelahnya. Waktu memberi tanggal, pilih yang bisa Anda tepati. Janji “minggu depan” yang meleset tiga kali lebih merusak daripada janji “akhir bulan” yang ditepati.

Kalau hanya bisa membayar sebagian, bayar yang sebagian itu. Supplier melihat niat baik Anda, dan beban bulan depan jadi lebih ringan.

Bayar dari rekening usaha. Kalau sebagian dibayar dari rekening pribadi, catatan utang jadi sulit dilacak dan lama-lama Anda tidak yakin lagi tagihan mana yang sudah lunas.

Perhatikan juga kalau total utang ke supplier terus membesar dari bulan ke bulan. Biasanya sumber masalahnya ada di tempat lain, misalnya piutang pelanggan yang macet atau margin yang terlalu tipis, dan menunda pembayaran supplier tidak menyentuh keduanya.