Mengelola Banyak Rekening Usaha Tanpa Kacau

Usaha yang tumbuh hampir selalu punya lebih dari satu rekening. Ada rekening utama, rekening untuk gaji, akun e-wallet, saldo marketplace, dan rekening penampung QRIS. Waktu dibuka, masing-masing ada alasannya. Setahun kemudian alasannya sudah lupa, dan uang berpindah ke sana kemari tanpa pola.

Beri setiap rekening satu fungsi

Rekening yang punya tugas jelas jauh lebih mudah diawasi. Contohnya untuk sebuah kedai kopi dengan dua cabang:

Dengan pembagian seperti ini, Anda bisa langsung tahu ada yang aneh kalau rekening gaji tiba-tiba dipakai membayar supplier, atau rekening cadangan menerima pembayaran pelanggan.

Tulis fungsi tiap rekening di satu catatan sederhana, termasuk siapa yang memegang aksesnya. Catatan ini terpakai saat ada karyawan baru, dan juga saat Anda sendiri lupa.

Jangan buka rekening baru tanpa alasan

Setiap rekening tambahan berarti satu rekening koran lagi yang harus diperiksa setiap bulan, ditambah satu biaya administrasi bulanan lagi. Sebelum membuka rekening baru, pastikan fungsinya tidak bisa dijalankan oleh rekening yang sudah ada.

Rekening yang sudah tidak dipakai sebaiknya ditutup, bukan dibiarkan. Rekening tidur yang masih punya sedikit saldo sering terlupa, terus dipotong biaya admin, dan suatu hari muncul sebagai selisih yang membingungkan.

Rekening pribadi tidak termasuk dalam daftar rekening usaha. Kalau penjualan masih sering masuk ke rekening pribadi pemilik, pisahkan dulu. Semua rekening usaha sebaiknya atas nama usaha, terutama kalau usaha Anda sudah berbentuk PT atau CV.

Transfer antarrekening bukan pendapatan

Kesalahan yang paling sering muncul begini. Pemilik memindahkan Rp 10.000.000 dari rekening operasional ke rekening gaji. Di mutasi rekening gaji, transfer itu tercatat sebagai uang masuk. Kalau seseorang menjumlah semua uang masuk dari semua rekening untuk menghitung penjualan, Rp 10.000.000 itu ikut terhitung sebagai penjualan, padahal itu uang yang sama yang hanya pindah tempat.

Penarikan saldo marketplace ke rekening bank dan isi ulang e-wallet dari rekening utama juga sering terhitung dua kali dengan cara yang sama.

Kebiasaan sederhana yang membantu:

• Tulis keterangan yang jelas di setiap transfer antarrekening, misalnya “pindah dana gaji Juni”.
• Usahakan transfer antarrekening dilakukan dengan jumlah bulat dan pada tanggal yang rutin, supaya mudah dikenali di mutasi.
• Saat melihat uang masuk, tanyakan dulu apakah ini dari pelanggan atau dari rekening Anda sendiri.

Lihat semua saldo di satu tempat

Pemilik usaha dengan banyak rekening biasanya hanya hafal saldo rekening yang paling sering dibuka. Sisanya kira-kira. Anda bisa merasa uang menipis padahal ada saldo besar mengendap di marketplace, atau sebaliknya.

Biasakan mencatat saldo semua rekening dan e-wallet di satu daftar, setidaknya seminggu sekali. Cukup tanggal, nama rekening, dan saldonya. Dari daftar ini Anda bisa melihat total uang usaha dan di mana uang itu berada.

Daftar mingguan ini bukan pembukuan. Isinya cuma foto posisi uang pada satu hari. Mencocokkan setiap transaksi di setiap rekening dengan catatan pembukuan tetap harus dikerjakan tiap bulan, dan tiap rekening tambahan menambah pekerjaan itu.

Simpan rekening koran setiap bulan

Unduh rekening koran atau mutasi lengkap setiap rekening di awal bulan, untuk bulan sebelumnya. Simpan di satu folder dengan nama file yang konsisten. Beberapa bank hanya menyediakan mutasi untuk periode terbatas lewat aplikasi, dan meminta rekening koran lama ke bank bisa makan waktu.

Lakukan hal yang sama untuk e-wallet dan saldo marketplace. Laporan dari platform ini juga dibutuhkan saat pembukuan disusun, dan jauh lebih mudah diambil rutin daripada dicari ulang setahun kemudian.