Kapan Waktunya Merekrut Staf Keuangan Pertama

Di awal usaha, pemilik biasanya mengurus keuangan sendiri di sela pekerjaan lain. Penjualan dicatat malam hari setelah toko tutup, dan nota dikumpulkan di laci sampai sempat dirapikan. Cara ini bisa bertahan cukup lama. Tapi ada titik di mana mengurus keuangan sendiri mulai lebih mahal daripada membayar orang lain untuk melakukannya.

Tanda dari waktu Anda sendiri

Tanda pertama biasanya terasa sebelum terlihat di angka. Anda mulai menunda pencatatan karena ada hal lain yang lebih mendesak. Nota menumpuk. Rekening koran tidak dibuka berminggu-minggu. Saat ditanya berapa laba bulan lalu, Anda menjawab dengan perkiraan.

Hitung berapa jam per minggu yang Anda habiskan untuk urusan keuangan, termasuk mencari nota yang hilang dan menjawab pertanyaan supplier soal pembayaran. Kalau angkanya sudah di atas sepuluh jam, dan jam itu bisa Anda pakai untuk menjual atau mengembangkan produk, itu sudah alasan yang cukup kuat untuk mulai menghitung.

Tanda dari usaha Anda

Beberapa kondisi membuat pekerjaan keuangan tidak lagi bisa dikerjakan di sela-sela:

• Transaksi sudah ratusan per bulan, dari beberapa rekening dan kanal penjualan.
• Ada karyawan tetap yang gajinya harus dibayar tepat waktu dan dilaporkan.
• Usaha sudah punya kewajiban pajak bulanan.
• Ada pihak luar yang mulai meminta laporan, misalnya bank atau calon investor.
• Ada pelanggan yang membayar tempo, sehingga piutang perlu dipantau.

Kalau dua atau lebih kondisi ini sudah terjadi, pekerjaan keuangan Anda sudah cukup banyak untuk ditangani orang yang fokus.

Pahami dulu pekerjaan yang ingin diserahkan

Sebelum merekrut, tulis daftar pekerjaan keuangan yang sekarang Anda kerjakan. Bedakan antara pekerjaan administrasi harian, seperti mengumpulkan nota, membuat invoice, dan mengingatkan pembayaran, dengan pekerjaan akuntansi, seperti menyusun pembukuan, mencocokkan rekening, membuat laporan keuangan, dan menghitung pajak.

Keahlian yang dibutuhkan berbeda. Admin yang rajin belum tentu paham akuntansi. Sebaliknya, sarjana akuntansi yang baru lulus sering belum siap bekerja sendirian tanpa atasan yang memeriksa hasilnya.

Di sinilah staf keuangan pertama sering tersandung. Pemilik berharap satu orang bisa mengerjakan semuanya, dari input nota sampai lapor pajak. Kalau pemilik sendiri tidak bisa memeriksa hasil kerjanya, kesalahan bisa bertahan lama sebelum ketahuan.

Hitung biaya totalnya, bukan hanya gaji

Biaya seorang karyawan lebih besar dari gaji pokoknya. Ada iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan yang sebagian ditanggung pemberi kerja, THR yang besarnya satu bulan gaji untuk karyawan yang sudah bekerja setahun atau lebih, dan biaya perangkat seperti laptop dan lisensi software.

Ada juga biaya yang tidak muncul di slip gaji. Anda perlu waktu untuk merekrut dan melatih, dan di bulan-bulan pertama hasil kerjanya biasanya belum bisa langsung diandalkan. Kalau orang itu resign setelah beberapa bulan, Anda mengulang semuanya dari awal.

Bandingkan biaya total ini dengan pilihan lain. Untuk sebagian usaha, satu admin paruh waktu ditambah bantuan akuntan dari luar sudah cukup. Untuk usaha lain, staf penuh waktu memang lebih masuk akal, terutama kalau banyak pekerjaan administrasi harian yang harus dikerjakan di lokasi.

Jangan serahkan semuanya sekaligus

Siapa pun yang Anda rekrut, tetap pegang beberapa hal sendiri. Persetujuan pembayaran sebaiknya tetap di tangan Anda. Baca mutasi rekening secara rutin, setidaknya seminggu sekali. Minta laporan bulanan, lalu benar-benar dibaca, jangan cuma disimpan.

Staf keuangan yang baik biasanya senang kalau pemiliknya ikut membaca angka. Pertanyaan dari pemilik membantu mereka menemukan kesalahan lebih awal, dan pekerjaan mereka jadi terlihat.

Waktu terbaik untuk merekrut biasanya sedikit lebih awal dari yang terasa perlu. Kalau Anda menunggu sampai catatan benar-benar berantakan, staf baru akan menghabiskan bulan-bulan pertamanya merapikan masa lalu, bukan mencatat yang sedang berjalan.