Bahaya Menyerahkan Semua Akses Keuangan ke Satu Orang

Di banyak usaha kecil, ada satu orang yang memegang semuanya: token internet banking, password marketplace, buku kas, dan file laporan. Biasanya dia karyawan lama yang sangat dipercaya pemilik, dan karena itu pekerjaannya tidak pernah diperiksa. Susunan seperti ini tetap berisiko walaupun orangnya jujur.

Risikonya tidak selalu soal kecurangan

Banyak pemilik enggan membahas ini karena merasa tidak enak. Membatasi akses terasa seperti menuduh. Padahal sebagian besar risikonya tidak ada hubungannya dengan niat buruk.

Orang yang memegang semua akses bisa sakit mendadak atau berhenti bekerja. Kalau hanya dia yang tahu password, nomor token, dan cara membaca file keuangan, usaha Anda bisa macet berminggu-minggu. Pembayaran supplier tertunda dan gaji bisa telat. Bahkan pertanyaan sesederhana berapa saldo hari ini pun tidak ada yang bisa menjawab.

Kesalahan juga lebih sulit ketahuan. Orang yang mencatat sekaligus membayar dan sekaligus memeriksa tidak punya pembanding. Salah ketik satu angka nol bisa terbawa berbulan-bulan tanpa ada yang menyadari.

Baru setelah itu ada risiko kecurangan. Kalau satu orang bisa mentransfer uang dan juga mengubah catatannya, ia bisa menutupi jejaknya sendiri. Kesempatan seperti ini kadang menggoda orang yang sedang punya masalah keuangan pribadi, meskipun sebelumnya tidak pernah berbuat curang.

Pisahkan siapa yang mencatat, membayar, dan memeriksa

Prinsip dasarnya sederhana: orang yang memindahkan uang sebaiknya bukan orang yang mencatat, dan keduanya sebaiknya diperiksa oleh orang ketiga. Di usaha kecil, orang ketiga itu biasanya pemilik sendiri.

Contohnya di sebuah toko bahan kue dengan satu admin:

• Admin menyiapkan daftar pembayaran supplier dan mencatat transaksi.
• Pemilik yang menyetujui dan mengeksekusi transfer di internet banking.
• Setiap minggu, pemilik membaca mutasi rekening dan membandingkannya dengan daftar pembayaran dari admin.

Tidak ada orang baru di sini. Admin masih mengerjakan hampir semuanya, dan pemilik cukup memegang satu langkah: persetujuan uang keluar.

Manfaatkan fitur di internet banking

Banyak layanan internet banking untuk rekening usaha menyediakan pengaturan dengan lebih dari satu pengguna. Biasanya ada peran pembuat transaksi dan peran penyetuju. Admin bisa menyiapkan transfer, tapi transfer itu baru jalan setelah pemilik menyetujui.

Tanyakan ke bank Anda apakah fitur ini tersedia untuk jenis rekening yang Anda pakai, dan apa syaratnya. Pengaturannya bisa berbeda di tiap bank.

Untuk marketplace dan software akuntansi, gunakan akun terpisah untuk setiap orang, bukan satu akun yang dipakai bersama. Dengan akun masing-masing, Anda bisa melihat siapa yang melakukan apa, dan mencabut akses satu orang tanpa mengganggu yang lain.

Simpan sendiri salinan semua akses

Pemilik usaha harus tahu semua akses penting usahanya, walaupun tidak memakainya setiap hari. Buat daftar yang Anda simpan sendiri:

• Semua rekening bank usaha, beserta siapa saja penggunanya.
• Akun marketplace, e-wallet, dan payment gateway.
• Akun software akuntansi dan kasir.
• Akun pajak usaha.

Pastikan setiap akun bisa Anda masuki sendiri. Kalau ada akun yang ternyata terdaftar dengan email atau nomor ponsel pribadi karyawan, pindahkan ke email dan nomor milik usaha. Ini sering baru ketahuan saat karyawan tersebut sudah keluar.

Wajibkan cuti

Usaha kecil jarang melakukan ini: orang yang memegang keuangan wajib cuti beberapa hari berturut-turut, dan selama itu pekerjaannya dipegang orang lain.

Selama dia cuti, Anda bisa melihat apakah pekerjaan keuangan tetap jalan tanpa dia. Anda juga bisa melihat apakah ada hal yang selama ini hanya beres karena dia hadir setiap hari. Biasanya yang ketemu hal-hal kecil, misalnya password yang belum pernah dibagi, atau langkah kerja yang selama ini cuma ada di kepala satu orang.