Bukti Transaksi: Mana yang Wajib Disimpan dan Berapa Lama

Setiap angka di pembukuan harus bisa ditunjukkan asalnya. Bukti transaksi adalah dokumen yang menunjukkan asal itu, misalnya nota, faktur, bukti transfer, atau kontrak. Tanpa bukti, catatan Anda hanya pengakuan sepihak. Untuk urusan pajak, biaya yang tidak punya bukti bisa tidak diakui.

Bukti yang perlu disimpan

Secara garis besar, simpan semua dokumen yang menunjukkan uang masuk, uang keluar, atau janji untuk membayar dan dibayar.

• Penjualan: faktur atau invoice ke pelanggan, nota penjualan, dan laporan penjualan dari marketplace atau mesin kasir.
• Pembelian dan biaya: nota dan faktur dari supplier, tagihan listrik dan internet, kuitansi sewa, dan struk belanja keperluan usaha.
• Bank dan pembayaran digital: rekening koran setiap rekening usaha, mutasi e-wallet, dan rekap QRIS.
• Karyawan: daftar gaji, slip gaji, dan bukti pembayaran iuran BPJS.
• Pajak: faktur pajak, bukti potong yang Anda terima dari pelanggan atau yang Anda buat untuk pihak lain, dan bukti setor pajak.
• Perjanjian: kontrak dengan pelanggan dan supplier, perjanjian sewa, perjanjian pinjaman, dan dokumen pembelian aset seperti kendaraan atau mesin.

Bukti transfer saja sering tidak cukup. Transfer Rp 4.500.000 ke rekening seseorang hanya menunjukkan bahwa uang keluar, tidak menunjukkan untuk apa. Pasangkan bukti transfer dengan nota atau faktur yang menjelaskan barang atau jasanya.

Berapa lama harus disimpan

Aturan perpajakan Indonesia meminta buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan atau pencatatan disimpan selama 10 tahun. Penyimpanannya di Indonesia, di tempat usaha atau tempat tinggal untuk usaha perorangan, atau di kantor untuk badan usaha.

Sepuluh tahun memang lama. Alasannya, kantor pajak bisa memeriksa tahun-tahun yang sudah lewat. Kalau saat itu bukti sudah hilang, Anda sulit membela angka yang sudah Anda laporkan.

Untuk dokumen tertentu, simpan lebih lama dari itu. Akta pendirian, sertifikat tanah dan bangunan, dan dokumen kepemilikan kendaraan perlu disimpan selama Anda masih memiliki aset atau usahanya.

Bukti yang lemah dan cara menguatkannya

Tidak semua kertas sama kuatnya sebagai bukti. Nota tulisan tangan tanpa nama toko, tanpa tanggal, dan tanpa rincian barang hampir tidak berguna. Tangkapan layar percakapan yang menyebut harga juga lemah kalau tidak ada nota atau bukti bayar yang menyertainya.

Beberapa cara sederhana untuk menguatkannya:

• Minta nota yang mencantumkan nama penjual, tanggal, barang, dan jumlah. Untuk pembelian besar, minta faktur resmi.
• Saat transfer, isi kolom keterangan dengan hal yang dibayar, misalnya nomor invoice atau “sewa ruko Juni”.
• Untuk pengeluaran yang memang tidak ada notanya, seperti ongkos parkir atau upah tukang harian, buat catatan sendiri pada hari yang sama. Tulis tanggal, jumlah, keperluan, dan tanda tangan orang yang menerima kalau memungkinkan.

Kebiasaan supaya bukti tidak tercecer

Masalah yang paling sering muncul adalah bukti yang hilang. Nota thermal luntur di laci, atau ikut terbuang bersama kantong belanja.

Cara paling mudah mencegahnya: foto atau pindai nota di hari yang sama, sebelum kertasnya hilang. Simpan semua fotonya di satu tempat, dipisah per bulan, dan beri nama file yang memuat tanggal. Nota kertas aslinya tetap disimpan di satu map per bulan.

Untuk kontrak, akta, dan dokumen bertanda tangan lainnya, simpan aslinya di tempat yang aman dari banjir dan rayap, lalu simpan salinan digitalnya di tempat yang berbeda.

Bukti yang dikumpulkan setiap hari membuat pembukuan bulanan jauh lebih cepat, karena setiap transaksi di rekening koran langsung ada pasangannya. Kalau bukti baru dicari di akhir tahun, sebagian besar transaksi akhirnya tidak punya pasangan, dan Anda harus mengingat-ingat sendiri untuk apa uang itu keluar sebelas bulan lalu.